Guia Prático: como o RH deve calcular salários, encargos e adicionais corretamente

Calcular salários, encargos e adicionais corretamente pode parecer um desafio, mas é essencial para que o RH atue com segurança, precisão e profissionalismo. Aqui está o seu guia prático para entender cada etapa — com exemplos reais, fórmulas simples e referências confiáveis.

Entenda todos os custos envolvidos

O salário bruto é só a ponta do iceberg. Para saber quanto um colaborador custa de fato por mês, é preciso considerar:

• Encargos trabalhistas obrigatórios, como FGTS, INSS, 13º salário, férias com adicional de 1/3, entre outros.
• Benefícios obrigatórios e opcionais, por exemplo, vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde, entre outros.
• Custos indiretos, como treinamento, infraestrutura, equipamentos, licenças, recrutamento e integração — que muitas vezes não aparecem na folha, mas impactam seu orçamento.

Quanto pode custar um funcionário?

Pesquisas apontam que o custo total pode chegar a até 183% do salário bruto. Outras estimativas indicam uma variação entre 70% a 100% a mais do que o salário. Em alguns casos, esse custo salta em até 3 vezes o valor do salário mensal. Isso mostra que planejar, prever e entender os custos é mais do que preciso: é estratégico.

Fórmula simples para o cálculo mensal

Use a seguinte base para começar:

Custo total do funcionário = Salário bruto + Encargos trabalhistas (%) + Benefícios (obrigatórios e opcionais) + Custos indiretos.

Exemplo prático:

• Supondo um salário bruto de R$ 2.000;
• Encargos trabalhistas e benefícios podem elevar esse custo para cerca de R$ 3.218 (incluindo FGTS, férias, 13º, vale, etc.) e outros custos indiretos podem somar mais R$ 700 a R$1.000.
• No Simples Nacional, os encargos representam cerca de 39,37% sobre esse salário. Ou seja, o custo total seria R$ 2.787.
• Em regimes como Lucro Presumido ou Real, essa carga sobe para cerca de 68,24%, elevando o custo para R$ 3.364 por mês.

Passo a passo prático

• Identifique o salário bruto — o valor contratual, antes dos descontos.
• Calcule encargos CLT — FGTS (8%), INSS patronal (geralmente até 20%), férias (11,11%), 13º (8,33%) e outros, dependendo do regime tributário.
• Some benefícios — vale-transporte (com desconto de até 6% para o colaborador), alimentação, plano de saúde, etc.
• Inclua custos indiretos — treinamento, infraestrutura, equipamentos, tempo de recrutamento, entre outros.
• Calcule o custo total mensal e anual — multiplique por 12 para obter projeção e planejar com segurança.

 

Por que este cálculo é fundamental?

• Ajuda no planejamento financeiro e projeção orçamentária, evitando surpresas com contingências ou desligamentos.
• Permite precificar seus serviços ou produtos corretamente, incluindo o custo real de sua equipe.
• Aprimora a tomada de decisões do RH, como contratar, ajustar benefícios ou negociar com sindicatos/controladoria.
• Traz transparência interna, valorizando cada investimento feito no capital humano com clareza.

Ferramentas e cuidados práticos

• Use planilhas com fórmulas atualizadas ou calculadoras online confiáveis (como as da Contajá).
• Considere provisionar valores mensalmente para férias, 13º, rescisões e FGTS — isso evita impacto de uma só vez.
• Revise periodicamente os valores aplicados, principalmente após reajustes de salário mínimo, convenções sindicais ou alterações tributárias.

Cômodo e alinhado ao cálculo: gestão moderna de benefícios

Depois de dominar o cálculo correto de salários, encargos e adicionais, surge outra questão: como organizar e conceder benefícios de forma eficiente, transparente e alinhada ao planejamento de custos?

É nesse ponto que soluções como o One Card Multi se destacam: ao centralizar múltiplos benefícios (alimentação, transporte, cultura, educação, saúde, mobilidade, combustível) em um único cartão, o RH ganha visibilidade total, controle orçamentário e facilidade operacional, sem perder de vista o planejamento financeiro bem estruturado. Assim, os benefícios complementam o salário e respeitam o cálculo exato dos custos, tornando o RH ainda mais estratégico.

 

 

Conclusão

Calcular salários, encargos e adicionais corretamente é o primeiro passo para um RH sólido, eficiente e estratégico. Use a fórmula prática apresentada, atualize seus dados conforme o regime tributário e benefícios da empresa, e mantenha tudo provisionado corretamente para evitar surpresas — e sugerir movimentos assertivos para a organização.

E quando quiser modernizar a gestão desses benefícios, o One Card Multi integra controle e flexibilidade, apoiando sua área a atuar com clareza, impacto real e segurança.

 

Fontes: Sólides, Meu contador Online e Contabilizei 

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